Quadro de descrição de função

Objetivos

Definir ou atualizar as tarefas, atribuições e responsabilidades de cada pessoa da organização;
Definir responsabilidades e tarefas e atribuições de novas funções na organização;
Esclarecer responsabilidades por tarefas e em casos em que há confusão.

Experiência necessária  
Não é necessário experiência.

Tamanho do grupo
Recomenda-se trabalhar com cada pessoa individualmente de modo a abranger todas as pessoas envolvidas diretamente nas funções a serem descritas

Tempo necessário Passo 1 – Descrição das funções: depende

Passo 2 – Análise e revisão das descrições: depende

Passo 3 – Alocação de novas tarefas: depende

Materiais necessários Papel e lápis ou caneta

Disposição de Espaço
Não se aplica

Processo
Passo 1 – Descrição de funções
Identificar a função a ser descrita.
Pedir para a pessoa responsável pela função escrever uma relação das tarefas ou atribuições que executa na organização. Basicamente, tarefas ou atribuições são os elementos que compõem um papel de trabalho na organização.
Para cada tarefa, pedir à pessoa para responder às seguintes perguntas:

Para quê você realiza esta tarefa?
Com que frequência a tarefa é realizada? (mensal, semanal, diária, após cada cliente ser atendido, etc)
Qual é o tempo que se leva, em média, para realizar tal tarefa?
Quem é o cliente desta tarefa? (Observação: cliente, neste caso, é a pessoa que receberá diretamente o produto do meu trabalho nesta tarefa. Pode ser um cliente externo ou pode ser um cliente interno, seja outro funcionário ou voluntário da organização).
Quais são os resultados esperados desta tarefa? Em outras palavras, que características conferem qualidade a esta tarefa?
Que documentos registram esta tarefa?
Quem supervisiona ou verifica a qualidade deste trabalho realizado?

Procure ajudar a pessoa, se ela tiver dúvidas ao responder as perguntas.
Estas perguntas podem ser apresentadas sob a forma de um quadro, conforme é apresentado no exemplo abaixo:

Quadro de descrição de função

Nome: Lia Sá

Função: Estoquista

Passo 2 – Análise e revisão das descrições
Rever o trabalho realizado de descrição de função de cada pessoa.
Identificar as necessidades de esclarecimentos, ajustes, melhorias, substituição de tarefas.
Conversar com cada pessoa, individualmente, sobre o seu quadro de funções, compartilhando as suas respectivas propostas de alterações.
Nos casos em que houver sobreposição de tarefas, ou melhor, quando duas ou mais pessoas de funções diferentes se virem responsáveis pela mesma tarefa, recomenda-se conversar simultaneamente com as pessoas envolvidas e buscar definir, juntos, o procedimento que mais faz sentido para a organização em termos de otimização de tempo, de recursos, de competências e de expectativas do cliente. Cuidar para dirimir ou evitar possíveis disputas ou desentendimentos entre as pessoas envolvidas, é importante que não façam disto uma questão de desentendimento pessoal.
Passo 3 – Alocação de uma nova tarefa
No caso de identificação de uma nova tarefa que deva ser realizada, recomenda-se:

Identificar em detalhes a tarefa, o que se espera de resultados dessa tarefa quanto a prazos, critérios de qualidade, quem é o cliente, quais as competências necessárias para realizá-la (conhecimentos, habilidades, atitudes).

Identificar a melhor pessoa indicada para realizar a tarefa.

Conversar com esta pessoa sobre a nova tarefa, buscando envolvê-la, a fim de que ela possa construir sentido sobre a real importância da nova responsabilidade.

Checar com ela o seu entendimento quanto a tarefa e seus resultados esperados, verificar se a pessoa necessita de capacitação para realizar a tarefa e verificar de que maneira esta será inserida em sua rotina de trabalho.
Cuidados a serem tomados:

Este é um trabalho dinâmico que envolve essencialmente relações humanas e que retrata o envolvimento das pessoas com o trabalho que realizam. Se bem realizado, este processo traz consciência e compromisso das pessoas com os trabalhos que desenvolvem.

As tarefas são aprimoradas, modificadas, substituídas ao longo do tempo. Portanto, recomenda-se revisar periodicamente, no mínimo uma vez por ano, os quadros de descrições de funções, para que sejam documentos vivos, frutos da realidade atual da organização

Variações
Não se aplica.

Referência
CHIAVENATO, I. Recursos Humanos na Empresa. São Paulo: Atlas, 1989.

VASCONCELLOS E. & Hemsley, J.R. Estrutura das Organizações – estruturas tradicionais, estruturas para inovação, estrutura matricial. 3 a ed. São Paulo: Pioneira, 1997.