Ferramenta de organização 5S favorece a produtividade nos negócios

O que a reconstrução do Japão após a Segunda Guerra Mundial tem a ver com o seu projeto? Bom, após conhecer a ferramenta 5S, você poderá achar essa pergunta menos estranha.  Sabemos que organização é fundamental para viabilizar qualquer tipo de negócio e essa é a base da ferramenta administrativa 5S, que procura desenvolver um controle contínuo de processos para manter bons resultados. O papel do 5S é facilitar o aprendizado e transformar em rotina a prática dos conceitos.

A ferramenta é baseada em 5 Sensos: de Utilização, de Limpeza, de Ordenação, de Saúde e de Autodisciplina. Cada um proporciona desafios diferentes e devem ser associados aos cuidados como ambiente, equipamentos, materiais, métodos, medidas, e, especialmente, pessoas.

O método se consolidou em empresas do Japão no contexto de reconstrução do país depois da Segunda Guerra Mundial e foi difundido sob orientação de especialistas americanos para o controle da qualidade. O que os americanos faziam bem foi aperfeiçoado pelos asiáticos, sendo a base de preparo para o que é conhecido como Total Quality Control (pela sigla TQC e, em português, Controle da Qualidade Total) ou Qualidade no Estilo Japonês. Empresas como a Toyota se notabilizaram por esse método pelo mundo.

“O 5S nos orienta para bom proveito e convívio com as novidades: observar, avaliar e tomar decisões adequadas para nosso crescimento e formação como pessoa, cidadão e profissional. Isso se faz no dia a dia, com uma rotina. Seja na vida pessoal, na família, ou em empresas, escolas, comunidades e serviço público”, aponta o especialista Wagner Matias de Andrade, da empresa Soluções Criativas em Comunicação.

De forma geral, a ideia é conscientizar sobre a importância da qualidade no ambiente de trabalho e na gestão de empreendimentos em aspectos como comprometimento ou manter um espaço limpo e organizado, gerando bem-estar e favorecendo uma alta produtividade.

“Com o Senso de Utilização, prestamos atenção às oportunidades, nos recursos disponíveis e selecionando o que é útil. O Senso de Ordenação facilita o acesso e o uso. Com o Senso de Limpeza, dá-se acabamento saudável a cada atividade. Com o Senso de Saúde, as pessoas avaliam os impactos, padronizando as boas práticas. As pessoas precisam assumir o compromisso com esses padrões. Isso se faz com o Senso de Autodisciplina”, resume.

O que o 5S nos ensina?

No princípio, esse conjunto de sensos era focado na limpeza de áreas e em evitar desperdícios, dissipando os efeitos da guerra e de gestões inadequadas. Com o passar do tempo e novos desafios, inclusive com a evolução da tecnologia e da comunicação, o método também evoluiu.

Geralmente, as instituições recorrem ao método para resolver problemas acumulados durante rotinas inadequadas. No entanto, o grande benefício do 5S está no cuidado diário, evitando o acúmulo e crescimento de inconformidades e promovendo a melhoria contínua. Para entender melhor como funciona na prática, é importante conhecer mais a fundo cada um dos sensos:

Senso de utilização – é a melhora da produtividade. O que realmente é necessário? Fica no ambiente de trabalho o que é usado, assim o que sobra é guardado ou descartado. Também pode ser pensado em relação ao descarte de tarefas ineficientes, que apenas ocupam tempo.

Senso de ordenação – foca a melhora dos fluxos de trabalho. Em um ambiente organizado, seja ordenando uma caixa de ferramenta ou um arquivo de documentos, elimina-se movimentos desnecessários.

Senso de limpeza – como o nome indica, é a manutenção de um ambiente limpo. Pode se referir tanto a limpar um equipamento, quanto a melhorar um comportamento. Por exemplo, no final de uma reunião, fazer um resumo para consolidar o que foi combinado, evitando ruídos no entendimento. Do mesmo modo, o local onde se deu a atividades deve ficar limpo.

Senso de saúde – tem a ver com a avaliação e a padronização das práticas dos itens anteriores. Trabalhando-se para manter cada coisa em seu lugar, estamos favorecendo a saúde física, mental e do ambiente.

Senso de autodisciplina – envolve os quatro S anteriores, pois é por meio dele que é feita a manutenção do sistema. Basicamente pode ser explicado por seguir regras como ‘usou, guarde’, ‘sujou, limpe’. Proporciona a constância para manter as demais práticas em funcionamento.

“Considero o 5S como meio de atender desafios simples do tipo ver e agir: o que sabemos fazer, o que é preciso fazer. Geralmente, deixamos para depois, mas o 5S nos mobiliza”, afirma o consultor Wagner Matias.

Colocando em prática

Os projetos sociais podem se situar nas mais diversas áreas de atuação e terem desafios de diferentes naturezas a serem superados. Para colocar o 5S em prática, reunimos algumas dicas, com ajuda do consultor Wagner Matias:

1- Comece com uma aplicação simples e anote o que faz

Melhorias simples estimulam outras melhorias em um processo contínuo. A construção de uma nova maneira de pensar favorece o surgimento de inovação e mudanças mais complexas. Você pode começar organizando uma bolsa, depois ordenar uma gaveta, até chegar à organização de ideias na cabeça.

Comece fazendo duas melhorias por dia: uma na sua vida particular e outra na sua rotina de trabalho, para a sua empresa. Anote o que está fazendo para poder medir as diferenças no futuro!

2- Observe cada situação atentamente

A rápida evolução tecnológica nos leva a situações que têm menos a ver com o acúmulo de objetos nas fábricas, mas se relacionam ao excesso de oportunidades e desvio de foco. O uso de novas mídias e o excesso de informações podem nos lançar em um meio caótico.

Temos muitos recursos, mas não os usamos adequadamente. Pergunte constantemente por meio dos três primeiros sensos: para que isso serve? Por onde devo começar? O que levar desse encontro ou deste novo contato?

Tais questionamentos ajudam a dar mais leveza à tomada de decisões.

3- Mantenha uma rotina de cuidado.

O 5S não se aplica uma única vez, a ideia é usá-lo em todos os momentos para que a rotina flua com leveza e objetividade em melhoria contínua e para resolver desorganizações momentâneas. Se não houver mudança de hábito, a bagunça volta a se acumular!

Assim que uma boa decisão for tomada, é preciso pensar em como padronizar isso. Anotar o que foi feito e comparar resultados. Respeitar os momentos de observação é criar espaço para oportunidades e melhorias.